Hogyan informáld a leghatékonyabb módon az esküvői vendégeidet a részletekről?

Rendezvényszervezőként mindig összeállítok egy információs anyagot a vendégek részére, amiből számos információhoz juthat. Miért lenne hasznos ez Neked? Azért, mert remélhetően jóval kevesebb meghívott fog hívogatni az esküvőd napján, hogy mikor hová kell menni, éppen mit kellene csinálni. Megadhatsz az információs anyagban egy telefonszámot is, ami azé a személyé legyen, aki besegít Neked az esküvő szervezésébe.

Céges rendezvénynél ez tartalmazni szokta a programot is, esküvő esetében viszont ettől eltekinthetünk, sőt! A vendégeknek nem szabad tudni előre a programot, mert ha véletlenül csúszás van, még a végén számon kérnék rajtatok.

Ha programot nem írunk bele a vendéginformációs anyagba, akkor mit?

Említettem a cikk elején, hogy a személy nevét (aki segíteni fog Neked az esküvő szervezésében), e-mail címét, telefonszámát feltétlenül írd bele a dokumentumba. Megadhatsz egy dátumot is, hogy meddig kereshetnek Téged is és mikortól hívják már csak a segítődet, hiszen az utolsó héten már teher, ha az ezer dolog mellett még a vendégek kérdéseire is kell válaszolni. Célszerű készítenetek egy közös e-mail címet, amit mindketten láttok.

A határidőt a visszajelzésig. Itt egészen nyugodtan leírhatod, hogy miért nagyon fontos Nektek, hogy a megadott dátumig visszajelezzenek. Akár túlozhatsz is egy kicsit annak érdekében, hogy noszogasd őket. Megjegyezheted, hogy a létszám számít az esküvői tortánál, a rendelt süteményeknél, a vendégváró falatoknál, a vacsoránál, az italoknál, a dekorációnál. Ha nem jeleznek vissza időben, sajnos ez Nektek súlyos tízezrekbe kerülnek. A megfogalmazásra ügyelj, hogy kicsit kíméletesebb legyen, ne nyers.

Időpontokat és helyszíneket:

• Házasságkötő terem

• Templom

• Vacsora

• Szállás

Ha biztosítasz transzfert:

• Be és kiszállás helye, ideje

• Hogyan ismerik fel a buszt (pl.: szalagok a buszon, X és Y esküvője stb.)

• Ha visszafelé is rendelkezésre áll a transzferbusz, a visszainduló időpontokat is megadhatod.

• A maximális létszám és itt is külön tüntess fel egy visszajelzési határidőt.

Ha biztosítasz szállást:

• Visszajelzési határidő

• Tüntesd fel, hogy Ti álljátok a szállásdíjat vagy a vendég saját maga részére

• Ha a vendégnek kell fizetnie, szállásárat is írj, illetve milyen fizetési módok állnak rendelkezésre

• Ha Ti álljátok a szállásdíjat, írd le mit tartalmaz és mit nem (pl.: extra fogyasztásokat a vendég saját maga rendezi pl. minibár, masszázs stb.)

• Mikortól lehet elfoglalni a szobát és meddig kell elhagyni azt.

Lezárásként köszönd meg, hogy szánt a vendéged egy kis időt az információs dokumentumod elolvasására.

Ha hasznosnak találtad a cikket, köszönjük a megosztást!